Англійська мова досить формальна й містить чіткі правила, щодо того, як треба оформлювати е-мейли. Мало хто в наш час пише паперові листи, але саме правила їхнього оформлення лягли в основу сучасних електронних повідомлень. У залежності від ситуації, з’являються різні шаблони е-мейлів – про них ми й розкажемо.
Структура листа
Щоб лист був зрозумілий – він повинен мати чітку структуру:
1) традиційно лист починається зі звертання Dear Nina (Дорога Ніна), Dear Sir (Шановний Х) і т. д.; 2) з нового рядка можна написати короткий вступ – згадка про минулі листи й контакти або коротке пояснення, хто такий автор і чому він пише; 3) кілька наступних абзаців – основна частина; 4) в останньому абзаці автор повинен підбити підсумки, тобто поставити питання, попросити про щось або запросити на зустріч; 5) традиційно лист завершується фразою Best wishes (Всього найкращого) чи Yours (Твоя/ Твій) і т. п.; 6) після завершальної фрази необхідно підписатися – вказати своє ім’я та прізвище. В офіційному листі після імені треба також указати свою контактну інформацію (посаду, телефон, електронну скриньку і т. п.)
Звертання
Звертання на початку листа залежить від твоїх стосунків із людиною. Розгляньмо три ситуації: офіційну, неофіційну й напівофіційну.
Офіційна ситуація
Коли ти не знаєш імені адресата Dear Sir Шановний… Dear Madam Шановна… Dear Sir or Madam Коли ти навіть не знаєш статі адресата.
Коли ти знаєш ім’я адресата Dear Mr Smith… Шановний Сміт… Dear Dr Smith… Шановний Докторе Сміт… (Якщо адресат має якісь титули або звання, наприклад, Professor, Governor, Captain, Admiral або Senator, – варто їх зазначити.) Dear John Smith… Шановний Джоне Сміт… Dear Ms / Mrs Smith… Шановна Сміт… (Ms – незаміжня, Mrs – заміжня)
Напівофіційна ситуація
Dear John / Ann! Дорогий Джоне / Аню!
Неофіційна ситуація
Hi John! Привіт, Джоне! Hi / Hello! Привіт! Hello Ann! Привіт, Аню! John / Ann! Джоне / Аню!
Вступ
Офіційна ситуація
I would like to apologize for… Я хочу вибачитися за… I am writing in reply to your letter of 8 June regarding… Я пишу у відповідь на ваш лист від 8 червня стосовно… I am writing to ask for some information… Я пишу, щоб попросити про деяку інформацію…
Напівофіційна ситуація
It was great to get your letter…. Я був радий отримати вашого листа… Thanks for your letter. It was great to hear from you. Дякую за ваш лист. Я був радий почути щось від вас. I was really pleased to hear that… Я був дуже радий дізнатися про те, що…
Неофіційна ситуація
Thanks for your letter. Дякую за твій лист. I hope you’re well. Сподіваюся, у тебе все добре. Sorry it’s taken me so long to write. Вибач, що я так довго не писав.
Закінчення
Офіційна ситуація
If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. Якщо вам потрібна подальша інформація, будь ласка, без сумніву звертайтеся до мене. I look forward to hearing from you. Я чекаю на вашу відповідь. I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. Я буду вдячний, якщо ви приділите увагу цьому питанню якнайшвидше.
Напівофіційна ситуація
Hope to hear from you soon. Сподіваюся, скоро почую щось від вас. I am looking forward to seeing you. З нетерпінням чекаю зустрічі з вами. Please let me know when you will be available. Будь ласка, дайте мені знати, коли ви будете вільні.
Неофіційна ситуація
Take care! Тримайся! Write back soon! Напиши мені якнайшвидше! See you soon! Скоро побачимося!
Підпис
Офіційна ситуація
Yours faithfully, Щиро Ваш / Ваша, Yours sincerely, Щиро Ваш / Ваша, Regards, З найкращими побажаннями,
Напівофіційна ситуація
Thanks! Дякую! Best regards, З найкращими побажаннями, Yours, Ваша / Ваш,
Неофіційна ситуація
Best wishes, З найкращими побажаннями, All the best, Всього найкращого, Thanks, Дякую,
Кілька порад
тема повідомлення повинна бути короткою й чіткою; назва електронної скриньки, з якої надсилаєш офіційне повідомлення, повинна бути варіантом твого імені й прізвища – ніяких прізвиськ чи «ніків»; не використовуй скорочення типу don’t, we’ll, won’t, we’re – ці вислови повинні бути повними, тобто do not, we will, will not, we are; використовуй вступні слова, наприклад, First of all (Перш за все), However (Однак), Therefore (Тому); не використовуй розмовної лексики.
А головне – не забудь зберегти собі ці правила й регулярно слідкуй за #студвей_англійська!
Фото: sitebuilderreport.com/stock-up
Автор Анна Михайловська
