Рахувати гроші, вести домашню бухгалтерію… Це так нудно! Та й що там рахувати, якщо прибутку сучасного студента ледь вистачає на те, щоб оплатити житло та прохарчуватися місяць. Такої думки дотримується, напевно, більшість молодих (і не лише молодих) людей. Насправді у світі стільки значно цікавіших речей, аніж скрупульозний підрахунок грошей! Але, як кажуть, копійка любить, щоб її рахували, тож кілька хвилин у день, присвячені обліку особистих коштів, можуть помітно покращити вашу фінансову ситуацію. Тим паче, що за допомогою сучасних програм для ведення домашньої бухгалтерії це зовсім неважко та навіть цікаво.
Вибір програми
Сьогодні існує велика кількість програм для ведення домашньої бухгалтерії та ще більше статей, із яких можна дізнатися про такі розробки. На запит «програми для домашньої бухгалтерії» або «програми для обліку персональних фінансів» Google покаже десятки оглядів подібних застосунків для стаціонарних комп’ютерів або нетбуків, мобільних пристроїв на Android чи iPhone, онлайн-сервісів (платних і безкоштовних). Отож обрати програму на свій смак – лише питання часу.
Черговий огляд і надання рекомендацій щодо вибору програми обліку персональних фінансів аж ніяк не входить до завдань цієї статті, тому лише коротко нагадаємо основні критерії такого вибору.
Простота: йдеться не про професійний бухгалтерський софт, а про зручний інструмент, який повинен спростити життя, а не ускладнити його. Отже, інтерфейс програми має бути інтуїтивно зрозумілим і не вимагати читання томів інструкцій.
Платформа: комп’ютер, мобільні пристрої чи онлайн-сервіси. Хтось віддає перевагу програмам для комп’ютерів, декому зручніше зберігати дані в інтернеті й не бути прив’язаним до комп’ютера, а для когось цілком вистачає мобільних додатків. На мій погляд, оптимальним варіантом є розробки для комп’ютерів, які мають також онлайн-версії та версії для смартфонів, причому всі ці три середовища повинні синхронізуватися між собою. Хтозна, де і в яких умовах буде потрібно зробити запис про витрати?
Ціна: безкоштовні, платні або умовно безкоштовні програми. Пам’ятаймо, що правило «чим дорожче, тим краще» працює не завжди, тож можливості безкоштовних програм можуть цілком вас задовольнити. Щодо умовно безкоштовних програм, то вони – безкоштовні версії платних розробок, але з меншою кількістю функцій.
Функціонал: функції, що здатні виконувати програми для обліку фінансів, подібні в багатьох розробках, хоча можуть дещо відрізнятися. Типові можливості розглянемо на конкретному прикладі.
Рахунки
Уявімо собі пересічного студента Васю Пупкіна, який нарешті вирішив взяти під контроль свої фінанси за допомогою відповідної програми. Припустимо, він обрав програму для встановлення на комп’ютер, яка також має мобільний додаток.
Першим кроком нашого студента після встановлення софту буде створення рахунків, під якими розуміються всі «місця», де можуть міститися гроші. Йдеться про банківські картки, конверти зі схованою готівкою, гаманці, електронні гроші тощо.
У Васі, наприклад, є дві банківські картки, на які надходять його університетська стипендія та гроші за програмою Завтра.UA, стипендіатом якої він є вже другий рік. Частину грошей він щомісяця переводить у готівку для здійснення поточних розрахунків, частину обмінює на криптовалюту Bitcoin і дещо відкладає на депозитний рахунок у банку. Отже, йому потрібно створити у програмі п’ять рахунків: «Стипендіальна картка1» (універ), «Стипендіальна картка2» (Завтра.UA), «Гаманець», Bitcoin і «Депозит» (звичайно, їх назви можуть бути іншими). Актуальні залишки по всіх рахунках у зведеній таблиці надають можливість чітко бачити поточну фінансову ситуацію.
Операції
Тепер, коли рахунки заведені, всі прибутки та витрати Васі прив’язані до одного з них. Наприклад, він має підвищену стипендію в університеті – 730 гривень, стипендія Завтра.UA складає 942 гривні. До того ж Вася два вечори в тиждень працює репетитором, отримуючи 70 гривень за заняття готівкою, а час від часу йому допомагають грошима батьки. Зрозуміло, що обидві стипендії Вася повинен записати на рахунки «Стипендіальна картка1» (універ) і «Стипендіальна картка2» (Завтра.UA). Решта прибутків надходитиме на рахунок «Гаманець». Для того, щоб зафіксувати джерела надходження коштів, достатньо віднести кожну операцію до однієї з категорій: наприклад, «Стипендія», «Репетиторство», «Від батьків», «Інше» тощо.
Якщо Вася вирішить перевести частину грошей у готівку або покласти на депозит, він просто зафіксує ці дії. Те ж стосується і витрат на оплату гуртожитку (скажімо, 300 гривень на місяць), харчування тощо.
Створення у програмному середовищі запису про кожну операцію потребує кілька секунд. До того ж, чим довше буде використовуватися програма, тим менше часу займатимуть ці дії, адже поступово формуватиметься система категорій, шаблони типових операцій, тож усе більша частина роботи виконуватиметься автоматично.
Колись важливою перешкодою для тих, хто вів облік своїх фінансів, була неможливість зафіксувати витрати миттєво в будь-якому місці. Насправді, не дуже зручно зберігати чеки з супермаркету чи записувати кожну операцію, аби ввечері, уже вдома, переносити інформацію в бухгалтерську програму.
Вибір програми, яка має додаток для смартфона, вирішує цю проблему, адже будь-які грошові операції можуть бути зафіксовані одразу, а потім одним кліком миші внесені в локальну версію програми.
Аналітика
Навіть така проста фіксація прибутків і витрат неодмінно приведе до позитивних змін. Щонайменше – ви побачите, що стаєте організованішою людиною, а гроші витрачаєте економніше. Але облік – лише перший крок на шляху до повноцінної організації фінансів.
Далі настає час аналізу й розбору польотів. Якісна програма для організації персональних фінансів пропонує широке коло звітів, які генеруються на основі введених даних. Ви хочете дізнатися, на що витрачаєте левову частку грошей щомісяця чи в середньому за рік, яка структура ваших прибутків, як змінюється різниця між прибутками та витратами з місяця в місяць, скільки покупок кожної категорії ви робите в певний період часу? Уся інформація буде відображена як графіки та діаграми, що допоможе виявити слабкі зони та помилки в організації власних фінансів і свідоміше планувати бюджет на наступні місяці.
Планування та бюджет
Власне, щодо бюджету. Більшість програм дозволяє не лише фіксувати поточні фінансові операції та аналізувати результати, а й планувати свій бюджет на наступні місяці.
Бюджет – це ваш фінансовий план, у якому вказані прибутки, які ви плануєте отримати в певний період (зазвичай місяць), і планові витрати на цей період. На відміну від поточного обліку, немає потреби детально розписувати тут кожну булочку чи пакет молока, які ви, напевно, купуватимете протягом місяця. Достатньо використовувати загальнішу систему категорій. Наприклад, наш герой Вася Пупкін міг би виділити гроші на комунальні витрати, харчування, транспорт, розваги, інвестиції в себе тощо. Якщо ви ведете облік фінансів хоча б кілька місяців, зробити такий план не буде важко.
Відтоді, як бюджет створений, програма починає постійно порівнювати фактичні прибутки, витрати й залишки на рахунках із плановими та інформувати вас, коли ви відхиляєтеся від «графіку». Наприклад, щодня ви бачитимете повідомлення «Сьогодні ваші витрати перевищують заплановані на 25 гривень. Якщо й далі витрачатимете гроші в такому темпі, ваших ресурсів на вистачить до кінця місяця на 6 днів».
Не залишиться непоміченою і зміна напрямків використання грошей. Ви планували приділяти на розваги не більше 10 відсотків усіх витрат, а вже перевищили позначку у повну чверть? Програма покаже це та нагадає, на яку суму вам доведеться скоротити витрати на щось інше.
Самоорганізація
Насамкінець хочеться нагадати: будь-які програми, навіть найкращі та мегаінтелектуальні, ще не є гарантією успіху. Так, це потужний інструмент, але його цінність не лише в тому, що кожен ваш фінансовий крок буде зафіксований. Головні зміни завжди відбуваються у свідомості, і саме в цьому можуть допомогти подібні розробки. Спробуйте підійти до справи серйозно, і через кілька місяців ви побачите, що змінився не лише ваш фінансовий стан і ставлення до грошей, а й щось більше: рівень організованості, відповідальності, здатність планувати власні дії та прогнозувати результати. А для цього треба не лише встановити відповідний софт, а й варто бути готовим змінити щось у своєму житті.
У кейсі застосована програма Family Pro як приклад однієї з багатьох розробок для організації персональних фінансів.
Зображення: Kalkulyatorvkladov.ru, скріншоти програми Family Pro, forex-journey.com
Автор Іламі Ясна
